Collaborateurs – Semana

En tant qu’administrateur, vous avez accès à la liste des l’ensemble des collaborateurs présents dans votre espace Semana dans l’onglet Collaborateurs. C’est depuis cet onglet que vous avez la possibilité d’ajouter, d’éditer ou de suspendre vos utilisateurs.

1. Liste des collaborateurs.

A. Les différentes vues.

La liste des collaborateurs regroupe l’ensemble des collaborateurs présents dans votre espace. Cette liste possède 3 vues distinctes : Actifs, Suspendus et Tous.

Actifs : L’ensemble des comptes actifs de votre Semana, c’est-à-dire les collaborateurs pouvant accéder à l’outil.
Suspendu : L’ensemble des comptes suspendus de votre Semana, c’est-à-dire les collaborateurs n’ayant plus accès à l’outil, mais dont vous conservez les données. Par défaut, un collaborateur suspendu sera supprimé deux ans après sa suspension.
Tous : L’ensemble des collaborateurs, qu’ils aient toujours accès à Semana ou non.

Vous pouvez ordonner cette liste alphabétiquement via les différentes informations affichés (nom, email, etc.) mais aussi filtrer la liste des collaborateurs sur les paramètres suivants :

Communauté
Provisionné
Rôle
Calendrier des jours fériés

B. Informations de la liste.

Depuis la liste des collaborateurs, vous avez accès aux informations suivantes :

Nom : Prénom et nom du collaborateur. Si les deux informations apparaissent ensemble
Email : Email que le collaborateur doit utiliser pour accéder à Semana
Communauté : Équipe de rattachement du collaborateur, pouvant servir aux politiques et assignations.
Statut : Possibilité de se connecter ou non à Semana.
Provisionné : Si Oui, alors le compte est synchronisé avec un autre outil, si Non, alors le compte n’est pas synchronisé.
Rôle : Différents droits que peuvent avoir les collaborateurs.
Calendrier des jours fériés : Par défaut, correspond au calendrier de votre workspace, mais il peut être différent si certains collaborateurs sont dans d’autres pays.
Dernière Connexion : Période correspondant à la dernière fois où le collaborateur s’est connecté à Semana.

C. Provisionnement

Afin de simplifier la mise à jour de votre liste de collaborateur, vous pouvez recourir au provisionnement.

Lors de la configuration de certaines intégrations, vous remarquerez qu'il est possible d'activer la synchronisation des utilisateurs. Pour ce faire, il suffit de cocher la case "Synchronisation des utilisateurs".

De cette manière, à chaque fois que les deux outils se synchronisent, la liste des collaborateurs sera mise à jour. Ainsi, les collaborateurs présents uniquement dans votre SIRH seront ajoutés dans Semana et les collaborateurs présents uniquement dans Semana seront suspendus.

Il est possible d'activer le provisionnement des utilisateurs avec les logiciels suivants :

Google
Microsoft
Slack
L’ensemble des SIRH

Lorsque qu'un collaborateur est issu d'un provisionnement, il n'est alors pas possible de modifier son adresse mail ou son statut. On peut distinguer un collaborateur provisionné d'un collaborateur qui ne l'est pas via la colonne Provisionné :

Si c'est Oui, alors il est provisionné.
Dans le cas contraire, un Non s'affichera.

Il est possible de désactiver le provisionnement d'un collaborateur. Pour cela, il suffit de passer le provisionnement de "Oui" à "Non" dans le menu d'édition des collaborateurs (l'icône en forme de crayon). Une fois le provisionnement désactivé, il devient possible de modifier les informations liées à un collaborateur sans que ce dernier se fasse suspendre à la prochaine synchronisation.

D. Les rôles

Il existe trois rôles distincts au sein de Semana : le rôle basique, le rôle avancé et les administrateurs. Chacun de ces rôles possède des accréditations différentes au sein de votre espace de travail. Cet article vous aidera à comprendre ce qui est possible de faire en fonction de votre rôle.

Basique : Il s’agit du rôle que possède la majorité des membres d'un espace de travail. Ils peuvent faire des réservations sur les espaces et périodes qui leurs sont accessibles en fonction des différents politiques et assignations choisis par l'administrateur. Si une ressource est désactivée ou dans une communauté différente de celle du collaborateur, alors il ne pourra pas faire de réservations dessus. Il a la possibilité d'ajouter des favoris mais ne peut pas influer sur leurs réservations. Par exemple, il est impossible pour un collaborateur avec le rôle basique de modifier la ressource d’un autre collaborateur ou de modifier son planning.

Avancé : permet à certains collaborateurs d’avoir plus de droits que le rôle basique.

Ainsi, ces derniers peuvent effectuer des réservations dans le passé, des réservations après la fin de leur période de réservation, mais aussi outrepasser leurs politiques sans demande d’approbation.

Administrateurs : Les administrateurs sont ceux qui ont tous les droits au sein de l'espace de travail Semana. Ils ont la main sur les paramètres du compte (création des bureaux, gestion des jauges, édition des communautés, etc.). Ils sont aussi ceux qui ont accès aux tableaux de bord de l'application ainsi qu'aux planifications de tous les collaborateurs et managers.

Leur statuts leur permet de passer outre de nombreuses règles comme le fait de pouvoir réserver un bureau désactivé ou bien un bureau appartenant à une communauté différente de la sienne.

2. Ajout et Édition

A. Ajouter un collaborateur

Vous pouvez ajouter des collaborateurs à cette liste via le bouton Ajouter.

Vous devrez alors remplir l’ensemble des informations présentes dans la liste. Pour les communautés, vous pourrez choisir parmi l’ensemble des communautés déjà existantes dans Semana. Si pouvez provisionné le compte que vous créez manuellement, et ce dernier sera alors synchronisé avec votre source de vérité.

B. Éditer un collaborateur.

Pour modifier les informations d’un collaborateur, il faut cliquer sur l’icône en forme de crayon.

Vous pourrez alors modifier l’ensemble des informations d’un collaborateur. Si un champs apparait grisé, c’est qu’il n’est pas modifiable. Vous ne pouvez pas modifier le statut et le mail d’un collaborateur provisionné. De même, il n’est pas possible de provisionner un administrateur.

Un collaborateur suspendu ne peut pas être modifier, pour cela, il doit être activé à nouveau.

C. Édition en masse.

En cochant la case à gauche du nom de plusieurs collaborateurs, vous pourrez alors éditer des informations sur plusieurs comptes en simultané.

3. Personnes managées.

Toujours dans la fenêtre d’édition des collaborateurs, vous pouvez assignés des collaborateurs à un autre collaborateur. Pour cela, il faut cliquer sur Personne Managées. Vous pourrez alors assigner des collaborateurs et des communautés. La personne ayant ces assignations devient alors manager. Les collaborateurs managers possède un icône supplémentaire vous permettant de gérer directement les personnes managées sans passer par l’édition.

4. Import et Export.

Afin de simplifier les créations et modifications de compte, vous pouvez importer et exporter la liste des collaborateurs.

Vous pouvez importer et exporte aux formats suivant : CSV et XLSX