Services & Demandes

En plus des caractéristiques, vos salles peuvent avoir des services. Les services correspondent à besoin que vous pouvez avoir lors de la réunion nécessitant l’intervention d’une personne tiers.

• 1. Services.
• 2. Gestionnaires.
• 3. Demandes.

1. Services.

Pour créer un service, rendez vous sur l’onglet Services et sélectionner Nouveau Service.

Une fois un service crée, vous pouvez l’éditer et le supprimer.

Pour assigner un service à une salle de réunion, il faut vous rendre dans l’onglet Salle de Réunion. Pour affecter un service à plusieurs salles de réunion d’un coup, vous pouvez sélectionner plusieurs salles de réunion d’un coup en cochant la base à gauche du nom de la salle.

2. Gestionnaires.

À chaque fois qu’un collaborateur cochera l’option correspond au service de la salle, le gestionnaire de la salle recevra une demande.

Pour assigner un gestionnaire à une salle de réunion, il suffit de sélectionner la salle de réunion.

Une salle de réunion peut avoir plusieurs gestionnaires à la fois et des utilisateurs peuvent être gestionnaires peut importe leur rôle dans Semana.

3. Demandes.

Une fois le service coché, les gestionnaires pourront traiter les demandes dans l’onglet Demandes.

Sur l’onglet Demandes, vous pourrez visualiser les informations suivantes :

• La date (date et heure de début et date et heure de fin).
• Les divers services demandées.
• Le statut
• La synchronisation (est-ce que la demande est encore synchronisée avec votre environnement Google ou Microsoft).
• L’étage
• La salle de réunion
• Le demandeur

Par défaut, vous voyez seulement les demandes concernant les salles dont vous êtes le gestionnaire. Mais vous avez la possibilité de voir l’ensemble des demandes sur votre espace Semana. Pour cela, vous pouvez modifier votre visibilité entre Mes Demandes et Toutes les demandes.

Concernant le statut, il en existe 3 :

• Ouverte (la demande est reçue mais non traité)
• Approuvée
• Refusée

Pour mettre à jour le statut de la demande, il faudra cliquer sur Traiter la Demande.

Vous serez alors sur la fenêtre de traitement de la demande. Depuis cette fenêtre, vous pourrez voir si le demandeur a mis un commentaire de sa demande. Vous pouvez aussi supprimer un ou plusieurs services demandés. Ainsi, vous pourrez ainsi approuver partiellement les demandes.