Étages & Éditeur de Plan

Situé dans vos paramètres, l'éditeur de plan vous permet de gérer vos espaces de réservation. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l'icône en forme de carte dans l'onglet Étage. Vous aurez alors accès aux deux espaces de réservation : les bureaux et les zones.

• 1. Gestion des étages
  • A. Création des bâtiments et des étages
  • B. Assignations sur les bureaux principaux
• 2. Positionnement des espaces
• 3. Gestion des bureaux
  • A. Profil du Bureau
  • B. Assignations des espaces
  • C. Caractéristiques du Bureau
• 4. Gestion des zones
• 5. Salles de réunion
• 6. Polygones

1. Gestion des étages

A. Création des bâtiments et des étages

La gestion de vos différents sites peut être effectuée depuis le menu Admin. En vous rendant dans Étage, vous pouvez ajouter des bâtiments et des étages.

Un bâtiment peut être créé en cliquant sur "Créer un bâtiment" et correspond à un site pouvant contenir plusieurs étages. En plus de pouvoir renseigner le nom de votre bâtiment, vous pouvez indiquer l’adresse de ce bâtiment.

Une fois votre bâtiment créé, vous pouvez y ajouter vos différents étages en cliquant sur "Ajouter un étage". Chaque étage possède une capacité et une jauge.

• Capacité : nombre de places disponibles sur votre étage.
• Jauge : nombre maximum de réservations possibles sur un étage.

B. Assignations sur les bureaux principaux

Toujours dans le menu Étages, vous avez la possibilité de rattacher des collaborateurs à un bâtiment ou un étage. Ainsi, toutes les réservations au bureau (manuelles ou automatiques) d’un collaborateur seront effectuées sur son bureau principal. Cependant, le collaborateur peut toujours réserver sur un site différent via le Plan.

Si vous avez activé l’option Autoriser l'édition des bureaux principaux (bâtiment/étage) par les collaborateurs, vos collaborateurs pourront eux-mêmes s’assigner à des sites via Préférences > Mes Bureaux Principaux.

2. Positionnement des espaces

Pour éditer un plan dans Semana, sélectionnez "Modifier le Plan".

Une fois sur l’éditeur, à gauche de votre écran se trouve une colonne d’outils composée de plusieurs icônes.

Ces différentes icônes correspondent aux options suivantes :

• Sélectionner / Déplacer : Permet de déplacer un élément sur le plan et de mettre en place des règles.
• Sélection Carrée : Permet de sélectionner et de modifier plusieurs éléments d’un coup.
• Ajouter un Bureau : Installe un bureau sur le plan, chaque bureau a une capacité de 1 personne.
• Ajouter une Zone : Installe une zone sur le plan, pouvant avoir une capacité modulable.
• Ajouter une Salle de Réunion : Installe une salle de réunion, si l’option est activée sur votre espace.
• Ajouter un Polygone : Installe une zone ou une salle de réunion n’ayant pas une forme rectangulaire.

3. Gestion des bureaux

A. Profil du Bureau

Vous pouvez aussi effectuer trois actions avec un bureau sélectionné : le dupliquer, le désactiver et le supprimer.

• En cliquant sur , vous dupliquerez les éléments sélectionnés.

• En cliquant sur l'icône Cadenas, vous désactiverez ou activerez les éléments sélectionnés. Lorsqu'il apparaît ouvert (), cliquer dessus désactivera l'élément et le rendra indisponible à la réservation. S'il apparaît fermé (), cliquer dessus activera l'élément et le rendra disponible à la réservation.

• En cliquant sur , vous pourrez supprimer les éléments sélectionnés.

• Vous pourrez aussi modifier le rayon des bureaux (c'est-à-dire leurs tailles).

En sélectionnant plusieurs bureaux, vous aurez à votre disposition des options d'alignement. La première aligne les objets à gauche, la seconde centre verticalement les objets, la troisième aligne les objets à droite, la quatrième aligne les objets en haut, la cinquième centre les objets horizontalement et la sixième aligne les objets en bas.

Vous pouvez aussi modifier la taille d’un bureau via le Rayon du Bureau. À noter que tous les bureaux d’un étage doivent avoir le même rayon, ainsi modifier la taille d’un bureau modifiera l’ensemble des bureaux.

B. Assignations des espaces

Une assignation permet de restreindre l'accès à un espace de réservation.

Il existe 4 types d’assignations dans Semana : Simple, Récurrente, Bloquer et Libérer.

• Simple : Affecte un collaborateur et/ou une communauté à un bureau. Seules les populations affectées à ces espaces pourront y accéder. Cette assignation peut être contenue dans une période (avec une date de début et une date de fin). Il est aussi possible de mettre en place une politique de dernière minute, c’est-à-dire le nombre de jours où la ressource sera automatiquement libérée si elle n'est pas déjà réservée.
• Récurrente : Fonctionne comme l’assignation simple mais permet de mettre des règles différentes en fonction des jours de la semaine.
• Bloquer : Permet de rendre indisponible un bureau sur une période donnée.
• Libérer : Permet de désactiver toutes les assignations sur un bureau durant une période.

C. Caractéristiques du Bureau

Pour finir, les bureaux peuvent avoir des caractéristiques. Il s’agit d’un champ que vous pouvez remplir contenant les différentes informations de votre bureau (accès PMR, double écran, etc.). Une fois vos caractéristiques renseignées, vos collaborateurs et vous pourrez filtrer vos bureaux depuis le menu Plan.

4. Gestion des zones

En plus des bureaux, les collaborateurs peuvent effectuer des réservations dans des zones.

Il s'agit d'un espace permettant au collaborateur de notifier sa présence sans tenir compte de son positionnement. Pour placer une zone sur votre plan, cliquez sur le dernier icône de la colonne de gauche. Une fois la zone positionnée, vous pouvez modifier sa taille en sélectionnant un de ses côtés pour l'agrandir ou la rétrécir.

En plus des actions et assignations réalisables sur un bureau, vous avez d'autres possibilités de personnalisation de vos zones. Les zones peuvent elles aussi avoir des caractéristiques.

• Le nom par défaut d'une zone est "zone". Cependant, vous pouvez la renommer.
• Vous pouvez aussi modifier la couleur de la zone.
• Comme pour les étages, vous pouvez modifier la capacité de réservation de vos zones, c'est-à-dire le nombre de collaborateurs pouvant y effectuer une réservation en même temps.
• Toutes les règles disponibles pour les bureaux le sont aussi pour les zones.

5. Salles de réunion

Si vous avez choisi de synchroniser vos ressources Microsoft/Google avec votre Semana, vous pouvez placer vos salles de réunion sur vos plans, afin que vos collaborateurs puissent les réserver directement dans Semana.

Pour plus d’informations sur l’installation des salles de réunion, cliquez ici.

Le positionnement des salles de réunion fonctionne comme celui des zones. Une fois la salle de réunion placée, il vous suffit de la synchroniser à votre ressource.

Concernant la gestion des salles de réunion (nom, capacité, etc.), vous pouvez gérer ces dernières depuis l’onglet Salles de Réunion de votre menu Admin.

6. Polygones

Par défaut, les zones et les salles de réunion sont des rectangles. Cependant, pour mieux correspondre à vos plans, vous pouvez mettre en place des polygones sur vos plans.

Pour les placer, il suffit de positionner vos différents angles sur le plan et, une fois vos angles placés, appuyer sur Echap/Esc pour tracer le polygone.

Il faudra ensuite choisir si ce polygone sera une zone ou une salle de réunion. Une fois la ressource choisie, elle fonctionnera comme une ressource rectangulaire. Pour optimiser la visibilité de ces espaces, vous pouvez modifier la position de l’affichage des informations des zones et salles (nom et capacité).