Configuration du Workspace

Votre espace de travail Semana vient d'être créé, il ne vous manque plus qu'à le configurer pour pouvoir le lancer au sein de vos équipes. 

La configuration d'un espace Semana se base sur deux points essentiels : la configuration des vos espaces et celle de vos collaborateurs, tous deux trouvables dans l’onglet Admin de votre espace. 

Vous trouverez l’onglet Admin dans la colonne de gauche de votre Semana.

Les sections suivantes portent sur les différents paramètres configurables directement en tant qu'administrateur afin personnaliser votre espace Semana.

Sommaire :

• 1. Configuration des collaborateurs.
  • 1.1 Organisation des Communautés.
  • 1.2 Configuration des collaborateurs via un import.
  • 1.3 Configuration des collaborateurs manuellement.
  • 1.4 Synchronisation via provisionnement
• 2. Configuration des étages.
  • 2.1 Ajout d'un étage.
  • 2.2 Configuration des Plans.
• 3. Configuration du Workspace
  • 3.1 Éditions des Statuts.
  • 3.2 Réservations Collaborateurs.
  • 3.3 E-mails et Notifications.
• 4. Configuration des Intégrations.

1. Configuration des collaborateurs.

Depuis l’onglet “Collaborateurs”, vous pouvez ajouter et éditer les collaborateurs. Il existe trois méthodes permettant d'ajouter de nouveaux collaborateurs :

• Faire un ajout en masse, via l'importation d'un fichier au format CSV.
• Faire des ajouts individuels manuellement, via le bouton "Ajouter".
• Via provisionnement, c'est-à-dire en synchronisant les utilisateurs à partir d'un outil intégré à Semana.

S'il s'agit d'un ajout de plusieurs collaborateurs, il est vivement recommandé de procéder à un import de collaborateur, cela vous prendra bien moins de temps. 

1.1 Organisation des Communautés.

C'est à partir de l'onglet "Communauté" que vous pourrez ajouter et éditer la liste des communautés de votre espace de travail. 

Pour ajouter de nouvelles communautés, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter". Vous serez alors sur une fenêtre nommée "Éditer une communauté". Une communauté est définie par les propriétés suivantes :

• Son nom.
• Son abréviation.
• Sa communauté parente : Vous pouvez lier votre communauté à une autre, ainsi cette communauté sera l'enfant d'une communauté existante.
• La couleur. 

Pour modifier une communauté, cliquez sur l'icône du crayon pour changer son nom et sa couleur. 

Pour supprimer une communauté, cliquez sur l'icône de la poubelle à droite de l'écran.

Une communauté peut aussi être directement créée via Import CSV, où chaque communauté renseignée dans le fichier et n’existant pas dans Semana sera alors créée (et avec une couleur noire pour pouvoir les différencier).

Pour plus d'informations sur le sujet, voici l'article détaillé sur le sujet : Gestion des Communautés

1.2 Configuration des collaborateurs via un import.

Vous pouvez exporter et importer une feuille de calcul avec la liste complète des collaborateurs en cliquant sur les boutons situés au-dessus du tableau des collaborateurs. Le fichier CSV doit avoir la structure suivante - cinq colonnes nommées : ("email", "nom", "communauté", "rôle" et "statut").

email	name	community	role	status
[e-mail]	Prénom & Nom	nom de la communauté	basic/advanced/admin	enabled/suspended

Notez que pour le rôle et le statut, ces derniers doivent être renseignés en anglais afin que l'impôt puisse avoir lieu. 

En plus des paramètres obligatoires, vous avez la possibilité d’ajouter d’autres informations comme les groupes, les étages par défaut ou encore les managers.

group	office	manager
nom du groupe	nom de l'étage par défaut	email du manager

Pour être sûr d'utiliser le bon format, vous pouvez d'abord cliquer sur Export pour obtenir un fichier de référence vierge. 

De plus, un fichier CSV vierge se trouve en pièce jointe de cet article.  

1.3 Configuration des collaborateurs manuellement.

Pour ajouter des collaborateurs individuellement, cliquez sur le bouton "Ajouter". Vous serez alors sur la fenêtre "Editer les collaborateurs". Afin de créer un collaborateur sur Semana, nous avons besoin des informations suivantes :

• L'email
• Le nom (le prénom et le nom de famille sont traités comme une information unique)
• La communauté : un collaborateur doit être assigné à une communauté déjà existante dans Semana. (Cette information est optionnelle). 
• Le statut (actif ou suspendu)
• Le rôle (administrateur, manager ou collaborateur).

Pour modifier certaines informations sur les collaborateurs, vous pouvez cliquer sur l'icône d'un crayon ✎ à droite de la ligne du collaborateur, pour ouvrir la fenêtre "Modifier le collaborateur" et modifier l'une des propriétés ci-dessus.

 1.4 Synchronisation via provisionnement.

Il s'agit de récupérer des informations externes à Semana et de s'en servir comme source de vérité. Ces provisionnements sont rendus possibles grâce aux intégrations de Semana dans d'autres outils. Ainsi, tous les collaborateurs présents sur cette source externe seront importés dans Semana, et auront un statut provisionné "Oui".

Pour plus d'informations sur le sujet, voici l'article détaillé sur le sujet : Provisionnement des collaborateurs

2. Configuration des étages.

Dans l'onglet "Étages", vous avez la possibilité d'organiser vos bureaux, charger les images servant de plans d'étage et modifier les données liées aux bureaux. Les étages sont principalement organisés en Bâtiments. 

2.1 Ajout d'un étage.

Pour configurer vos étages, vous devez dans un premier temps créer un bâtiment, puis vous pourrez créer autant d'étages que vous le souhaitez dans le même bâtiment. Chaque étage aura les propriétés suivantes

• Le nom
• La jauge - une jauge de présence qui spécifie le nombre maximum de réservations acceptées à cet étage. Par défaut, cela correspond au nombre de bureaux disponibles, mais vous avez la possibilité de réduire cette jauge si vous ne souhaitez pas que la totalité des bureaux d'un étage puisse être réservée. 

Une fois que vous aurez ajouté un étage, vous pourrez charger une image en cliquant sur l'icône de téléchargement à droite de la ligne de l'étage.

2.2 Configuration des Plans.

En cliquant sur l'icône d'un plan, le dernier icône à droite de votre écran, vous accéderez à l'Éditeur de Plan, où vous pourrez ajouter vos espaces de réservation (zones et bureaux) à vos plans. Vous pourrez aussi modifier les différentes propriétés de vos bureaux et zones disponibles.

Pour ajouter un bureau ou une zone, il suffit de sélectionner l'objet de votre choix depuis la colonne à gauche de votre écran, puis de le faire glisser jusqu'au lieu voulu.

Pour assigner une communauté à un espace, sélectionnez le ou les ressources concernées. Une fenêtre s'ouvrira sur la droite de votre écran, vous permettant alors d'affecter les ressources sélectionnées à une communauté existante ou à un collaborateur en cliquant sur Ajouter une règle.

 Un bureau peut avoir de multiples assignations, que ce soit plusieurs communautés, des communautés et des sous-communautés, des communautés et des collaborateurs (dans ce cas là, le collaborateur sera prioritaire sur la communauté), ou encore plusieurs collaborateurs. 

Cette fenêtre vous permettra de d'effectuer plusieurs actions :

• En cliquant sur le premier icône, vous dupliquerez le nombre de bureaux sélectionnés. Un bureau dupliqué conserve ses assignations et son état (activé ou désactivé).
• Le cadenas vous permet de désactiver un bureau, c'est-à-dire le rendre indisponible à la réservation. Une fois un bureau désactivé, ce dernier apparaît avec un cadenas. Pour le rendre de nouveau disponible, il suffit de cliquer de nouveau sur cet icône.
• Pour supprimer un bureau, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur la corbeille. 
• En sélectionnant plusieurs bureaux, vous disposerez de différentes options d'alignement, afin de rendre vos étages plus agréables visuellement.

Pour plus d'informations sur l'édition des plans, veuillez cliquer sur cet article : Éditeur de Plan

3. Configuration du Workspace

Dans cet onglet, vous pouvez accéder à trois options distinctes :

• Édition des Statuts.
• Réservations de collaborateurs.
• E-mails et Notifications.

3.1 Éditions des Statuts.

En plus des statuts présents par défaut dans Semana (Bureau, Télétravail et Absence), vous avez la possibilité d'ajouter des statuts supplémentaires. Pour cela, il suffit de cliquer sur Créer un nouveau statut.

Lors de la création d'un nouveau statut, vous pourrez choisir un icône ainsi qu'une couleur le représentant. Notez qu'une fois la status créé, ce dernier peut être modifié ou désactivé mais ne peut être supprimé. 

3.2 Réservations Collaborateurs.

C'est ici que vous pouvez gérer jusqu'à quelle date la réservation des bureaux dans le futur est possible. De base, les collaborateurs ne peuvent pas faire des réservations dans le passé, mais il leur est permis de réserver la semaine actuelle ainsi que la prochaine.

Il est possible d'augmenter cette durée jusqu'à 12 semaines dans le futur.

Vous avez aussi la possibilité d'activer ou désactiver la réservation à la demi-journée. 

3.3 E-mails et Notifications.

Vous disposez de plusieurs types d'e-mails transactionnels qu'il est possible d'automatiser pour simplifier le processus de lancement et l'engagement de vos collaborateurs :

• Un mail d’onboarding.
• Un mail de rappel. 
• Un mail de semaine incomplete.
• Un rappel de la venue au bureau.
• Un mail de présence des équipes pour le manager.
• Une notification de changement de dernière minute pour les managers.
• Une notification de changement de dernière minute pour les collaborateurs.

3.3.1 Le mail d'onboarding.

Vous avez la possibilité d'envoyer des emails d'onboarding pour les nouveaux collaborateurs. Cet email est une invitation contenant le lien pour accéder à Semana et des instructions sur le fonctionnement de l'application. 

Vous pouvez activer l'option "Envoyer des emails d'onboarding aux nouveaux collaborateurs", pour que tous les collaborateurs nouvellement ajoutés reçoivent l'email d'onboarding.

Il s'agit d'une option fortement conseillée afin d'éviter d'avoir des collaborateurs présents sur votre espace de travail qui ne se soient jamais connectés. 

En outre, vous disposez du bouton "Envoyer maintenant aux collaborateurs existants" qui envoie l'e-mail d'onboarding à tous les collaborateurs déjà présents dans votre workspace Semana. Ceci est spécialement conçu pour la phase de lancement, lorsque le compte est prêt et que vous prévoyez de le lancer avec tous vos collaborateurs.

3.3.2 Le mail hebdomadaire de rappel. 

Vous pouvez activer un mail de rappel automatique que vos collaborateurs recevront au jour et à l'heure que vous aurez choisi. Ce dernier contient les réservations effectuées par le collaborateur pour la semaine à venir. Ce mail peut être aussi envoyé en tant que notification Slack ou Teams.

3.3.3 Le mail hebdomadaire de la semaine incomplète.

Il s'agit d'un mail allant rappeler aux collaborateurs n'ayant pas complété leurs semaines de le faire. Tout comme pour le mail de rappel, vous pouvez choisir le jour et l'heure d'envoi.  Ce mail peut être aussi envoyé en tant que notification Slack ou Teams.

4. Configuration des Intégrations.

Vous avez la possibilité d'intégrer Semana avec vos outils de communications et vos SIRH. Ces intégrations ont pour but de faciliter la vie des utilisateurs de Semana mais aussi des plateformes intégrées, il est donc fortement conseillés de les activer quand cela est possible.

Chaque intégration ayant un fonctionnement qui leur est propre, vous trouverez un article détaillé pour chaque intégration ci-dessous. 

• Google : Intégration Google
• Slack : Intégration Slack
• Lucca : Intégration Lucca
• BambooHR : Intégration BambooHR
• Eurecia : Intégration Eurecia
• Nibelis : Intégration Nibelis