À l'intérieur de Semana, vous avez la possibilité d'organiser vos collaborateurs dans des communautés. Ces dernières peuvent par exemple refléter la structure de votre entreprise comme les différents pôles (RH, Marketing, etc). Une fois la communauté créée, vous pourrez y assigner des ressources et des politiques.
1. La création des communautés.
Afin de créer une communauté dans Semana, rendez-vous sur Admin > Communautés et cliquez sur Ajouter. Il faudra alors saisir :
- Le nom de la communauté.
- L'abréviation de la communauté (constituée de 2 lettres).
- La couleur de la communauté.
Une fois la communauté créée, vous pouvez y ajouter des collaborateurs. Pour cela, il vous suffit d'aller sur Collaborateur, puis de sélectionner les différents collaborateurs et de les assigner à une communauté.
Tout collaborateur étant dans une communauté sera affiché avec un petit carré l'accompagnant reprenant l'abréviation et la couleur de sa communauté.
Vous pouvez aussi directement créer des communautés depuis un import CSV. Les communautés créées par import sont de couleurs noires.
2. L'allocation des ressources.
La principale utilisation des communautés est l'assignation des ressources. En vous rendant sur vos plans d'étage dans Étages, vous avez la possibilité d'assigner des ressources (bureaux et zones) à des communautés, des sous-communautés ou à des collaborateurs directement, via des règles simples ou des règles récurrentes. Une fois un bureau assigné à une communauté, il devient uniquement réservable par les membres de cette communauté, sauf mise en place d’une réservation de dernière minute
Une pastille de la même couleur que celle de la communauté sera alors affichée proche de la ressource dans l’éditeur de plan.
3. Les Sous-Communautés.
Vous avez la possibilité de créer une sous-communauté rattachée à une communauté déjà existante. Cette sous-communauté aura la même couleur que son parent et aura accès aux mêmes bureaux.
Cette capillarité dans la gestion des communautés vous permet d'assigner des politiques ou des assignations à l’échelle de la sous-communauté directement. Une ressource assignée à une communauté est aussi disponible à ses sous-communautés, mais pas l’inverse.
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