Les politiques vous permettent de refléter votre charte de flex-office directement dans Semana. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans Admin > Politiques pour les mettre en place si votre statut est administrateur ou Politiques si vous managez des collaborateurs dans Semana.
1. Fonctionnement des politiques.
En arrivant sur l’onglet Politiques, vous pouvez voir le nombre de collaborateurs et de communautés sans politique.
Les administrateurs peuvent créer des politiques pour l’ensemble des collaborateurs de l’espace Semana, mais les managers ne peuvent mettre en place des politiques que pour les collaborateurs qu’ils managent.
Une fois les politiques mises en place, ces dernières seront effectives sur les calendriers dès le lendemain. Cependant, vous pouvez raccourcir ce délai en cliquant sur Lancer la synchronisation. Les politiques seront alors appliquées dans l’heure. À noter que ce bouton de synchronisation permet aussi une mise en application plus rapide des semaines types.
Si vous souhaitez que vos politiques puissent donner lieu à des approbations, il faut activer l’option Autoriser les approbations de statuts dans l’onglet Workspace de votre menu Admin.
2. Mise en place des politiques.
A. Politiques
Pour créer une politique, il vous suffit de cliquer sur Créer une nouvelle politique.
Une fois sur la fenêtre de création, il vous suffit de renseigner le titre de votre politique et les deux éléments qui peuvent la composer : les quotas et les jours fixes.
Pour les quotas, il suffit de cliquer sur Ajouter et de choisir le maximum de jour au bureau ou au télétravail souhaité sur une période. Il existe quatre périodes dans Semana :
- Semaine
- Mois
- Trimestre
- Année
Concernant les jours fixes, ils vous permettent, pour chaque jour de la semaine, d’automatiser un statut pour les membres de cette politique. L’ensemble des statuts de Semana peut être appliqués dans les jours fixes.
Cependant, même si la journée possède un statut fixe, le collaborateur peut modifier son statut pour la journée concernée.
Une fois la politique créée, il ne vous reste qu’à assigner des collaborateurs et des communautés à cette politique. Plusieurs collaborateurs peuvent être assignés à une seule politique.
Pour supprimer la politique, il suffit de cliquer sur l’icône en forme de poubelle.
Sur les calendriers de vos collaborateurs, les jours fixes issus de politiques seront affichés en rouge et ceux issus des semaines types seront affichés en jaune.
B. Assignations
Une fois votre politique créée, il vous faudra assigner des collaborateurs ou des communautés à cette dernière. Une politique peut avoir plusieurs assignations différentes (collaborateurs et/ou communautés).
Si un collaborateur possède une politique différente de sa communauté, c’est bien sa politique personnelle qui va s’appliquer. Si la politique de ce collaborateur est supprimée, alors c’est la politique de la communauté qui sera appliquée.
Une politique sans assignation ne s’applique à personne et peut donc être supprimé. Si un collaborateur supprimée possédait une politique, alors sa politique n’est pas automatiquement supprimée.
3. Les approbations.
Si l’option des approbation est active sur votre espace Semana, vos collaborateurs peuvent demander des statuts en plus que ce que leur politique permet.
Lorsqu’un collaborateur a utilisé le maximum d’un statut indiqué dans sa politique, il peut envoyer une requête directement dans Semana pour obtenir des jours supplémentaires. Si par exemple, un collaborateur est limité à deux jours de télétravail par semaine, il peut demander un troisième jour.
Un petit icône signifiera que votre statut est en attente d’approbation et vous serez notifié par mail lorsque votre manager aura approuvé ou non votre demande.
Un manager ou administrateur peut approuver ou refuser des approbations directement depuis leur page d’accueil.
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