Intégration Lucca

L’intégration Lucca vous permet de synchroniser vos collaborateurs, vos absences et votre télétravail entre votre workspace Semana et votre SIRH.

• 1. Mise en place de l’intégration.
  • A. Création de la clé API.
  • B. Droits nécessaires.
  • C. Activation de l’intégration Lucca.
• 2. Synchronisation avec Semana.
  • A. Fonctionnement de l’intégration.
  • B. Synchronisation des collaborateurs.
  • C. Synchro des absences.
  • D. Synchronisation du télétravail.

1. Mise en place de l’intégration.

A. Création de la clé API.

• Allez dans les paramètres de votre compte Lucca en haut à droite de la page, et cliquez sur "Clés API".
• Cliquez sur "Générer une nouvelle clé d'API".
• Donnez un nom à votre clé API, et vérifiez que les cases à cocher "Consulter les absences", "Faire des demandes d'absences" et "Consulter / créer / modifier les utilisateurs" sont bien actives.
• Puis appuyez sur le bouton: "Générer une nouvelle clé d'API" en bas à droite de la page.

B. Droits nécessaires.

Une fois la clé API générée, vous la trouverez dans votre page principale. Afin de vérifier que les droits sont bien ceux nécessaires à l'intégration de Semana, cliquez sur le bouton "l'administration des rôles" de votre nouvelle clé API.

Sous "Lucca", vérifiez que 1 opération a été sélectionnée :

• Accès au module d'import

Sous "Collaborateurs", vérifiez que 2 opérations ont été sélectionnées :

• Consulter les données Lucca des collaborateurs.
• Voir les futurs employés.

Sous "Timmi Absences", vérifiez que 5 opérations ont été sélectionnées :

• Poser et annuler une demande.
• Consulter les absences.
• Afficher le détail des absences.
• Supprimer une absence.
• Paramétrer.

Une fois ces droits ont été mis à jour, cliquez sur "Enregistrer" en bas de la page.

C. Activation de l’intégration Lucca

Une fois la clé API générée avec les bons droits, vous pouvez aller sur votre compte sur Semana et installer l'intégration Lucca.

Dans l’onglet Admin > Intégration, cliquez sur le bouton Connexion de la brique Lucca. Une fois sur la fenêtre d’intégration Lucca, il faudra renseigner :

• Votre clé API
• Votre base URL (Il s'agit de votre propre URL https://xxx.ilucca.net)/)

2. Synchronisation avec Semana.

A. Fonctionnement de l’intégration.

Il vous faut aussi cocher les cases correspondant au type d’intégration souhaité.

Nous proposons actuellement trois types d'intégrations :

• La synchronisation des utilisateurs.
• La synchronisation des congés
• La synchronisation du télétravail.

Une fois les options souhaitées cochés, cliquez sur Enregistrer pour que Semana active l’intégration avec Lucca.

La période de synchronisation des réservations s’effectue sur une période de 6 semaines dans le passé à 6 semaines dans le futur.

La synchronisation a lieu une fois par jour durant la nuit. Le statuts récupérés le sont pour la journée complète et la demi-journée.

B. Synchronisation des collaborateurs.

La synchronisation des collaborateurs permet de synchroniser vos utilisateurs Lucca sur Semana. Ainsi, si activée, les utilisateurs ajoutés dans Lucca seront automatiquement transférés dans Semana le lendemain de leur ajout sur Lucca. Pour les collaborateurs existant déjà dans Semana, les comptes seront reconnu, à condition que le mail soit identique, et synchronisés, aucun doublon ne sera généré. Il n’est pas possible de synchroniser un compte administrateur.

Lorsque la synchronisation des collaborateurs est activée, ces derniers sont ajoutés une semaine avant le début de leur contrat (début contrat dans Lucca). Pour que cela fonctionne, il faut l'ajouter à la clé API.

Une option supplémentaire de l’intégration Lucca est la synchronisation des managers. Si cette option est activée, Semana récupérera la hiérarchie présente sur Lucca et la synchronisera dans Semana.

C. Synchro des absences.

La synchronisation des absences se fait de Lucca à Semana. Cela signifie que lorsque les collaborateurs renseigneront un jour de congé dans Lucca, ce dernier sera transféré dans Semana.

Tous les congés renseignés dans Lucca apparaitront dans Semana sous le statut Absence, la raison étant de permettre aux collaborateurs de garder une confidentialité quant à la raison de l'absence.

D. Synchronisation du télétravail.

Concernant les jours de télétravail, la synchronisation se fait de Semana à Lucca. Donc, un collaborateur renseignant une journée de télétravail dans Semana vera cette information transférée sur Lucca.

Nous vous conseillons d'activer cette fonctionnalité seulement après le lancement du compte. En effet, cela risque d'effacer les données concernant les jours de télétravail directement renseigné dans Lucca.