Par défaut, un bureau ou une zone sont des espaces réservables par l'ensemble des collaborateurs présents dans Semana. Cependant, il est possible d'appliquer des règles afin de restreindre l'accès à ces espaces : il s'agit de règles d'assignations.
Ces règles d'assignation sont au nombre de 4 :
Pour mettre en place une règle d'affectation, il vous suffit de sélectionner un ou plusieurs espaces et de cliquer sur Ajouter une règle.
Une fois sur la fenêtre d'affectation, vous aurez la possibilité de naviguer entre les différentes règles.
Règles Simples
Vous avez ici la possibilité d'affecter un ou plusieurs collaborateurs, ou une ou plusieurs communautés, à un bureau, ceux affectés devenant les seuls à pouvoir faire usage de ce bureau. Cette affectation est alors active dès sa mise en place et pour une durée indéfinie.
De plus, ces affectations peuvent être paramétrées. Tout d'abord, il est possible de rendre l'affectation définie dans le temps. Pour cela, il vous suffit d'activer l'option Période, et de saisir une date de début et une date de fin. L'affectation ne sera alors active que sur cette période temporelle.
Vous avez aussi la possibilité de permettre des réservations dites de dernière minute. En activant cette option, vous pourrez rendre disponible à l'ensemble de vos collaborateurs des bureaux assignés mais non réservés. La notion de dernière minute peut elle aussi être modifié en fonction de vos besoins, le minimum étant 0, c'est-à-dire que le bureau devient reservable seulement pour la journée en cours.
Règles Récurrentes
Le fonctionnement des règles récurrentes est similaire à celui des règles simples, à l'exception de pouvoir être différentes en fonction des jours de la semaine. Ainsi, un espace peut être assigné à une communauté A le lundi et une communauté B le mardi. De plus, le changement d'affectation s'effectue automatiquement à chaque changement de journée.
Comme pour les règles simples, vous avez la possibilité de paramétrer des périodes temporelles et des réservations de dernière minute.
Bloquer un espace
Il est possible de bloquer un espace, c'est-à-dire rendre indisponible à la réservation un bureau ou une zone.
Ici aussi, l'indisponibilité d'une zone peut-être bornée dans le temps. Par exemple, si une partie de vos locaux sont indisponibles pendant des travaux, il vous suffit de bloquer la reservation sur ces bureaux durant la période de travaux.
La réservation de dernière minute est elle aussi présente pour les espaces bloqués, permettant par exemple la possibilité de mettre en place des zones de débordement.
Libérer un espace
Pour finir, vous avez la possibilité de mettre en place une règle de libération qui supprimera les différentes règles mises en place sur un bureau.
Pour avez aussi la possibilité de paramétrer une période de libération de ces espaces. Ainsi, si la période temporelle est active, les bureaux seront sans règles sur une période données, puis récupérerons leurs affectations une fois la période terminée.
Une fois vos règles renseignées, il vous suffit de sélectionner Valider pour que ces dernières s'appliquent.
Une fois les règles d'affectation actives, vous pouvez les éditer (via le bouton Editer) ou les supprimer (en cliquant sur l'icône en forme de poubelle).
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