En plus de pouvoir effectuer vos réservations de bureau, vous avez aussi la possibilité d'effectuer des réservations au sein de vos salles de réunion directement à partir de Semana.
Installation des salles de réunion.
Mise en place avec Google.
Pour mettre en place les salles de réunion en synchronisation avec Google Calendar, il vous faut configurer votre Service Account Google en suivant cette procédure :
Mise en place avec Microsoft.
Pour mettre en place les salles de réunion en synchronisation avec Outlook, il vous faut configurer votre Service Account Microsoft en suivant cette procédure :
Installation dans Semana
Une fois votre fournisseur configuré, il faut vous rendre dans Paramètres, puis Étage, et sélectionner le plan sur lequel vous souhaitez mettre en place les salles de réunion.
Une fois sur le menu d'édition du plan, vous observerez dans la colonne de gauche un quatrième icône représentant trois personnes.
En cliquant dessus, vous pourrez placer sur votre plan un espace de salle de réunion de la taille que vous souhaitez. Une fois placé, cet espace vous indiquera que la salle de réunion doit être liée à une ressource de votre espace Google ou Microsoft.
Pour effectuer cette association, il faut vous rendre sur la fenêtre qui se sera ouverte à droite de votre écran lorsque vous aurez positionné la salle de réunion sur le plan. Vous aurez accès à un menu déroulant nommé Salle de Réunion vous permettant de choisir à quelle ressource vous souhaitez associer votre espace. Une fois l'association effectuée, il vous suffit d'enregistrer pour que la réservation sur la salle de réunion soit disponible dans Semana.
Tout comme les bureaux et les zones, il est possible de supprimer une salle de réunion en sélectionnant l'icône en forme de poubelle.
Utilisation dans Semana.
Une fois la salle de réunion configurée, il suffit de se rendre dans Plan afin d'effectuer une réservation. Les salles de réunion sont symbolisées par des rectangles de couleur jaune sur lequel vous pouvez lire le nom de la salle, sa capacité et sa disponibilité en temps réel.
En cliquant sur la salle de réunion, vous avez la possibilité de choisir un créneau parmi ceux disponibles dans la fenêtre de réservation située à droite de votre écran.
Sur cette fenêtre, vous pourrez donner un titre ainsi qu’une description à votre réunion.
C’est aussi à partir de cette fenêtre que vous pouvez ajouter des collaborateurs à la réunion.
Pour ajouter des collaborateurs, vous pouvez renseigner leur nom, mais aussi utiliser des filtres via Recherche Avancée. Vous pouvez alors filtrer les invités par communautés, groupes, rôles ou encore statuts réservés.
En plus des collaborateurs présents sur votre espace Semana, vous pouvez inviter des collaborateurs externes en renseignant directement leur email.
Pour finir, vous avez aussi la possibilité d’affiner le créneau horaire choisi précédemment.
En cliquant sur Envoyer invitation, un événement sera créé sur les calendriers Outlook ou Google Agenda des collaborateurs concernés.
De plus, les collaborateurs invités à votre réunion recevront une invitation par mail.
Pour supprimer la réservation d'une salle de réservation, il suffit de supprimer directement l'événement de votre calendrier.
Les salles de réunion sont aussi directement réservables depuis l’accueil de Semana.
En utilisant le bouton Nouvel événement de votre page d’accueil, vous pouvez dans un premier temps configurer votre événement, puis choisir la salle de réunion la plus adaptée à vos besoins.
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