Première Connexion

Ce guide vous permettra d’effectuer votre première connexion dans Semana et les configurations de votre compte.

• 1. Se connecter.
  • 1.1 Mot de passe oublié ?
• 2. Accueil
• 3. Première réservation dans Semana
• 4. Navigation sur le calendrier. 
• 5. La représentation du Plan d'étage.
• 6. Préférences Utilisateurs.

1. Se connecter.

• Allez sur https://app.semana.io/
• Vous pouvez vous connecter avec Google ("Sign in with Google") ou Microsoft ("Sign in with Microsoft") si les e-mails de votre entreprise sont fournis par l'un de ces deux services.
• Vous pouvez également créer votre propre mot de passe et vous connecter avec votre adresse électronique professionnelle ("Sign in with email").
• Si vous n'êtes pas sûr de la méthode de connexion choisie par votre entreprise, n'hésitez pas à contacter notre service d'assistance.

1.1 Mot de passe oublié ?

• Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe Semana, cliquez sur "Sign in with email".
• Cliquez sur "Troubles signing in". Il vous sera demandé de donner votre email.
• Un courriel vous a été envoyé. Vérifiez dans votre boîte de réception si vous avez reçu un courriel de notre part vous demandant de créer un nouveau mot de passe.

2. Accueil

Une fois votre connexion dans l’outil effectuée, vous arriverez sur l’accueil de Semana.
Sur cette page, vous pourrez consulter les différentes informations de votre profil : 

• Votre communauté
• Votre manager
• Vos groupes

C’est aussi à partir de l’accueil que vous pourrez ajouter des favoris. 

Les favoris sont des collaborateurs ou des communautés dont vous souhaitez connaître les réservations dans Semana.

Pour ajouter un favori, il suffit de renseigner son nom en cliquant sur Favori. 

Vous pouvez aussi vous rendre dans Préférences puis Mes Favoris. Vous aurez alors accès à une fenêtre vous permettant d'ajouter collaborateurs et communautés.

Si jamais vous n'avez pas de favoris, vous pourrez aussi les renseigner en vous rendant sur la partie Calendrier

3. Première réservation dans Semana

Vous pouvez effectuer vos réservations dans Semana à partir d’un calendrier disponible sur trois onglets : Accueil, Calendrier et Plan.

À partir de ces trois onglets, en cliquant sur le +, vous pourrez choisir entre plusieurs statuts. Par défaut, trois statuts sont disponibles, mais il est possible que d'autres statuts aient été configurés par un administrateur du compte :

• Bureau       
• Télétravail 
• Absent     

Avant d’effectuer une première réservation au bureau, il est vivement conseillé de définir son ou ses bureaux favoris en amont. 

Pour cela, il suffit de vous rendre sur Plan et de sélectionner le bureau de votre choix. Vous ouvrirez alors une fenêtre à droite de votre écran.

En cliquant sur Ressource préférée, une petite étoile apparaîtra sur cette ressource. Il s’agit désormais de votre bureau favori. Ainsi, chaque réservation au bureau depuis un calendrier sera effectuée sur votre ressource favorite, à condition que cette dernière soit disponible.

Vous pouvez définir un statut pour la journée entière ou juste pour une demie-journée. 

Pour annuler un choix, cliquez une seconde fois sur l’icône choisie pour le désactiver.

Limites de réservation :

• Vous ne pouvez ni réserver dans le passé ni trop loin dans le futur.
• Les administrateurs peuvent mettre en place des limitations de réservation reflétant les politiques de travail à distance de l'entreprise (ex. 3 jours maximum par semaine au bureau, ou 3 jours maximum par semaine de travail à distance).
• Un bureau avec un cadenas est un bureau assigné à un ou plusieurs collaborateurs ou désactivé, vous ne pouvez pas faire de réservation dessus.

4. Navigation sur le calendrier. 

Sur le Calendrier, vous pouvez visualiser vos réservations ainsi que celles de vos collaborateurs favoris ou des collaborateurs situés dans votre barre de recherche. 

Cette vue peut être présentée de deux façons différentes : soit par Statut soit par Personnes.

 

En vue Status, vous verrez vos favoris regroupés par type de réservations, par exemple, tous vos favoris en télétravail seront regroupés entre eux. Pour les collaborateurs présents au bureau, ces derniers seront regroupés par étage si votre espace est composé de plusieurs plans.

En vue Personnes, vous pourrez visualiser les réservations de vos favoris de façon linéaire.

5. La représentation du Plan d'étage.

Lorsque vous réservez un bureau depuis un calendrier, vous avez accès à deux onglets Statut ou Personne, vous serez assigné à un bureau par notre algorithme. Vous pouvez cliquer sur le nom de l'étage situé sous votre réservation pour visualiser où l'algorithme vous a placé parmi les bureaux disponibles. 

Vous pouvez changer de bureau si celui qui vous a été attribué ne vous convient pas. L’algorithme apprendra vos bureaux préférés et vous assignera automatiquement l'un d'eux la prochaine fois !

Depuis l'onglet Plan :

• Faire votre réservation :
  
  
  • Déplacez-vous vers l'étage de votre choix en cliquant sur le menu de gauche (disponible si votre entreprise a plus d'un étage).
  • Vous pouvez choisir la date et cliquer sur n'importe quel bureau disponible sur le plan d'étage, puis cliquer sur Réserver. De cette façon, vous êtes sûr de choisir le bureau que vous voulez.

• Modifier une réservation :
  • Vous pouvez vous localiser directement sur l'onglet Plan. Pour ce faire, cliquez sur le nom du bureau qui apparaît dans le calendrier au-dessus du plan d'étage.
  • Glissez votre avatar sur un autre siège disponible.
  • Cliquez sur un autre siège disponible et il vous sera demandé si vous voulez changer de siège.

• Supprimer une réservation :
  • Cliquez une seconde fois sur l’icône représentant votre choix.

Pour naviguer entre les différents plans, vous disposez d'une modale en haut à gauche de votre plan. En cliquant dessus, vous aurez alors accès à la liste de l'ensemble des plans disponible sur votre espace. Vous trouverez aussi sur cette modale l'utilisation de chaque étage, c'est-à-dire le nombre de places réservés sur le nombre de place totale. 

6. Préférences Utilisateurs.

En plus de vos favoris, vous pouvez configurer vos préférences utilisateurs. Pour cela, sélectionnez l’onglet Préférences. Vous aurez alors accès à : 

• Mon compte
• Ma semaine type
• Mes favoris
  

À partir de votre compte, vous pouvez choisir une photo de profil. À noter que si vous avez choisi de vous connecter via un SSO Google ou Microsoft, votre photo de profil par défaut sera celle de votre compte Google ou Microsoft.

Vous pouvez aussi modifier la langue de Semana parmi la liste des langues disponibles : 

• Français 🇫🇷
• Anglais 🇺🇸
• Allemand 🇩🇪
• Espagnol 🇪🇸
• Italien 🇮🇹

Pour finir, vous pouvez renseigner votre fuseau horaire.

Le menu Semaine Type vous permet d’automatiser vos réservations dans Semana. Notez que si ce menu n'apparaît pas dans vos préférences, c’est que l’option est désactivée sur votre espace.

Pour plus d'information sur la semaine type : Ma Semaine Type

Pour finir, vous avez la possibilité d’éditer vos favoris depuis vos préférences.

Voici un guide vidéo résumant le contenu de ce guide : Tutoriel Video