Si la synchronisation entre Semana et votre environnement Google / Microsoft a été effectuée, vous serez en mesure de réserver vos salles de réunion directement dans Semana, en plus de vos postes de travail.
- 1. Salles Disponibles.
- 2. Réservation des salles.
- 3. Assistant de recherche de salle.
- 4. Créneau en commun.
1. Salles Disponibles.
A. Accès via l’accueil.
Depuis votre page d’accueil, si vous avez renseigné le statut Bureau, vous verrez l’ensemble des salles disponibles sur votre étage.
Vous pouvez naviguer entre les différents étages afin de visualiser les disponibilités de leurs salles. Il n’est cependant pas possible de voir les disponibilités des salles sur d’autres bâtiments.
B. Salles de réunion sur les plans.
Vous pouvez aussi visualiser vos salles de réunion en vous rendant dans Plan. Vous verrez directement le nom de la salle ainsi que sa disponibilité en temps réel.
En cliquant sur la salle de réunion, vous pourrez visualiser des informations supplémentaires sur la salle comme sa capacité, ses caractéristiques, et les services que la salle propose. Les salles de réunion peuvent également avoir une image associée (logo ou photo de la salle par exemple).
2. Réservation des salles.
Toujours sur le plan, en plus des informations de la salle, vous aurez accès à son calendrier.
Vous pourrez ainsi sélectionner un créneau et accéder à la fenêtre de réservation de la salle. À noter que les créneaux qui apparaissent grisés sont ceux où la salle est déjà réservée.
Une fois le créneau sélectionné, vous arriverez sur une fenêtre de création d’événement. Depuis cette fenêtre, vous pouvez renseigner le titre et la description de votre réunion, faire une demande de service. Le lieu et l’horaire de votre événement sont renseignés par défaut, mais vous avez la possibilité de les modifier si besoin.
C’est aussi à partir de cette fenêtre que vous pouvez ajouter des collaborateurs à la réunion.
Pour ajouter des collaborateurs, vous pouvez renseigner leur nom, mais aussi utiliser des filtres via Recherche Avancée. Vous pouvez alors filtrer les invités par communautés, groupes, rôles ou encore statuts réservés. En plus de vos collaborateurs, vous pouvez inviter des personnes externes n’ayant pas de compte sur Semana en renseignant directement leur email.
En cochant l’option Présentiel, les collaborateurs sont informés que la réunion s’effectue sur site et non en visioconférence.
En cliquant sur Envoyer invitation, un événement sera créé sur les calendriers Outlook ou Google Agenda des collaborateurs concernés. De plus, les collaborateurs invités à votre réunion recevront une invitation par mail.
Pour supprimer la réservation d'une salle de réservation, il suffit de supprimer directement l'événement de votre calendrier.
Vous pouvez accéder à cette fenêtre de création d’événement directement depuis votre accueil ou votre Accès Rapide.
3. Assistant de recherche de salle.
Lors de la création d’un nouvel événement sans sélection de la salle de réunion au préalable, il faut renseigner la salle de réunion que vous souhaitez utiliser. Afin de faciliter le choix de la salle, vous avez accès à un assistant de recherche de salle.
En cliquant dessus, vous arriverez sur un onglet de recherche de salle. Il vous faudra alors remplir les éléments suivants :
- La date
- L’heure (début et fin de la réunion)
- Le lieu (bâtiment ou étage)
- Le nombre de participant
Semana proposera alors l’ensemble des salles disponibles pour ces critères.
La recherche affiche l’ensemble des salles ainsi que les informations suivants :
- L’étage
- La capacité
- Les caractéristiques
- Les services disponibles
4. Créneau en commun.
Une autre méthode pour organiser son événement dans Semana est l’utilisation de la fonctionnalité Trouver un Créneau.
Vous serez alors sur une fenêtre de recherche de créneau. En renseignant les collaborateurs et/ou les communautés avec lesquels vous voulez mettre en place une réunion, vous aurez accès à l’ensemble des créneaux où les collaborateurs sont disponibles.
Les créneaux grisés sont ceux où au moins un membre de la recherche n’est pas disponible. Pour les créneaux en bleu, il s’agit des créneaux où l’ensemble des collaborateurs sont disponible au bureau. Pour les créneaux en jaune, l’ensemble des collaborateurs sont disponibles mais ils ne sont pas tous au bureaux. Il vous suffit de sélectionner le créneau et vous pourrez créer votre événement. Les collaborateurs présents dans votre recherche de créneau seront automatiquement ajouter à votre événement.
L’option Trouver un Créneau est aussi disponible dans l’Accès Rapide
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